Con la internacionalización de los negocios, la llegada de internet y la desaparición de las barreras geográficas, los viajes de negocio se han convertido en una parte muy importante en la vida de las empresas.

Ya sea para asistir a conferencias, reunirse con clientes o cerrar acuerdos, estos viajes son necesarios para que las empresas puedan seguir siendo competitivas.

Sin embargo, el coste de los viajes, si no se controla, puede aumentar rápidamente y convertirse en una carga para los presupuestos de las empresas. Además, los empleados no siempre tienen la mejor experiencia en lo que refiere a los viajes de trabajo, lo que puede afectar a su productividad y bienestar en general.

Para hacer frente a estos y los demás retos inherentes a los viajes de negocios, hemos recopilado una pequeña guía con consejos y estrategias para reducir costes y mejorar la experiencia de los viajeros.

La Fórmula del Éxito En Los Viajes De Negocios

Quizás hayamos pecado de optimistas con este título ya que no existe una fórmula mágica como tal. Sin embargo, si tomamos buenas elecciones y decisiones, aprovechamos las herramientas y la tecnología a disposición y tenemos el bienestar de los viajeros como objetivo, podremos sacar el máximo partido a los viajes sin sacrificar la experiencia positiva.

Planificar con anticipación

Si bien no siempre es posible, en los casos en los que podemos planificar los viajes de negocios con antelación, debemos intentar hacerlo ya que puede suponer varios beneficios tanto económicos como en la experiencia.

Evidentemente, lo económico hay que tenerlo en cuenta. Al reservar con antelación los billetes, el alojamiento y los traslados en el destino, se podrán aprovechar ofertas o descuentos disponibles. Al no tener prisa, podremos comparar precios y elegir qué opciones se adaptan a nuestras necesidades y presupuestos.

La planificación en general se ve beneficiada si se dispone de tiempo suficiente. De este modo podremos anticiparnos a posibles contratiempos y tomar medidas preventivas o planes B en caso de que haya imprevistos que retrasen o puedan cancelar los planes principales.

También disponer de tiempo suficiente nos permitirá optimizar el tiempo que estemos de viaje. Podremos organizar la agenda, las citas, establecer prioridades y aprovechar más el tiempo que estemos en el lugar de destino. 

En definitiva, ir con calma y tiempo de sobra nos ahorrará disgustos y nos permitirá optimizar el viaje en general, tanto desde el punto de vista del bolsillo como de la experiencia y satisfacción del viaje en sí.

Política de viajes

La política de viajes es el conjunto de normas y directrices que regulan los aspectos relacionados con los desplazamientos de los empleados, incluyendo los gastos, las reservas,de seguridad y responsabilidad en general.

Es importante que las empresas tengan una política bien definida para evitar sorpresas poco agradables y también para quienes viajen tener clara cuál es la política y atenerse a ella en todo lo relativo a su viaje.

La política de viajes puede ayudar a reducir costes ya que, por ejemplo, puede establecer unos límites de gasto dependiendo de cada viaje. Evidentemente habrá que contemplar la duración y lejanía del viaje, pero en todos los casos el gasto debe ser limitado, aunque también realista.

También para quienes viajan es importante ya que es la que protege a los trabajadores que viajan en caso de emergencias, enfermedades o cualquier accidente que puede haber. Dentro de ella se incluyen los seguros, la asistencia médica y toda la información necesaria para hacer frente a estos casos.

En este sentido, también ayuda a que los trabajadores que tengan que viajar estén más seguros y satisfechos. Si se tienen en cuenta sus preferencias y se salvaguarda su seguridad, estarán más comprometidos y podrán ser más productivos, ya que solo deberán encargarse del objetivo del viaje en sí, sin importar lo demás.

Presupuesto

Este punto está muy relacionado con el anterior ya que, así como establecer una política de viajes clara es importante, también lo es establecer un presupuesto. De hecho, dentro de la política de viajes puede estar el establecer un presupuesto realista y acorde dependiendo de cada viaje.

Establecer un presupuesto no es solamente poner un límite a los gastos, se trata más bien de conocer de antemano la suma de la que se dispone y en base a eso, poder planificar de forma eficiente el viaje y la estadía en el destino.

Conocer y determinar el presupuesto en el sistema de contabilidad interno es clave para la planificación. Obliga a las empresas a priorizar sus gastos y a tomar decisiones sobre lo que realmente es necesario y donde habrá que gastar un mayor porcentaje y donde podemos buscar ahorrar un poco.

Del mismo modo, es también útil para quien viaja, ya que puede organizarse personalmente y pensar cuánto gastar cada día. En caso de que haya algún día que se gaste menos de lo planeado, ese superávit puede utilizarse en los siguientes días.

Conocer desde el principio cuál es el presupuesto del que se dispone, ayuda a todas las partes a organizar y planificar el viaje de la mejor manera posible.

Agencia de viaje especializada

Organizar y planificar viajes, como hemos visto, es algo que no puede librarse al azar y necesitan el tiempo y la dedicación necesarias. Sin embargo, al no ser una de las actividades principales de la empresa, no siempre se puede realizar de la mejor forma posible.

Por eso, delegar en agencias de viajes especializadas pueden ayudarnos a obtener soluciones a medida y optimizar el viaje.

Los agentes de viajes especializados conocen las necesidades de los viajeros, así como los requisitos y posibles problemas que pueden surgir. De este modo, ponen a nuestro servicio su experiencia y sus conocimientos en el sector para que podamos obtener precios y ofertas a las que, de otra manera, no podríamos haber accedido.

Además, nos pueden ofrecer un servicio personalizado y asistencia cuando la necesitamos, garantizando, así, una mayor seguridad y tranquilidad tanto para la empresa como para quienes viajan.

Si en la política de viajes no está establecido aún, TravelPerk recomienda estas agencias de viajes baratas que pueden servir para asegurarnos que todos los viajes de negocios que tengan que llevarse a cabo tendrán el mejor precio y experiencia posible.

Aprovecha la tecnología

Como ya hemos podido apreciar hasta ahora, los viajes de negocios, su planificación y ejecución, así como asegurarnos de que todo se realiza de forma correcta es una tarea muy difícil. No obstante, al igual que como seguramente utilicemos en otros aspectos de nuestra empresa, en la actualidad existen herramientas digitales y tecnológicas que podemos utilizar para simplificar todas las labores.

Un ejemplo de esto son los software que pueden ayudar tanto en planificar el viaje como en controlar y registrar los gastos. Estas herramientas hacen las veces de agencia de viajes y, a la vez, pueden ayudar a los viajeros a registrar y escanear cada ticket de modo que todo gasto quede registrado.

Estas herramientas ayudan tanto a los viajeros a poder despreocuparse, como a las empresas que pueden mantener un control de cada gasto y asegurarse que nadie se sale del límite.

Bienestar de los viajeros

Aunque no se trate de viajes de ocio, a lo que más debemos prestar atención es al bienestar y la comodidad de quienes viajan. Esto no debe ser sinónimo de gastos grandes ni de lujos o primera clase, simplemente velar por que quienes viajen tengan una experiencia positiva.

Se trata de trabajadores, al fin y al cabo y, de la misma manera en la que aseguramos y cuidamos de nuestros trabajadores cuando están llevando a cabo sus tareas en el lugar de trabajo, también debemos hacerlo cuando se encuentran fuera.

Además, son representantes de nuestra empresa en el exterior. Son la imagen visible que se encargará de cerrar acuerdos, negociar o simplemente presentar la empresa en conferencias, reuniones o exposiciones y, como tales, debemos velar porque estén cómodos, no les falte nada y puedan centrarse en el trabajo.

Esto repercutirá en última instancia en un trabajo mejor hecho y un viaje que realmente haya sido productivo.

Costos a la baja, experiencias al alza

La optimización de costos en el ámbito de los viajes corporativos se ha vuelto imprescindible. Cada vez son más las empresas que estrechan lazos con el exterior a través de los viajes pero que, a la vez, no disponen de un presupuesto mayor para llevarlos a cabo.

Hemos destacado diversas prácticas que van desde la consolidación de proveedores y la planificación anticipada hasta el uso de tecnologías que simplifican la gestión de gastos y la reserva de viajes. Estas estrategias no solo reducen los costos directos de los viajes, sino que también liberan tiempo y recursos para que las empresas se centren en lo que realmente importa: sus objetivos comerciales

Si gestionamos y planificamos los viajes de forma eficiente, podremos reducir el coste sin tener que renunciar a la calidad en la experiencia.